Keine Zettel,
Excel-Tabellen und gemeinsamen Laufwerke mehr

Warum wurden wir gegründet?

Die Workiary-App entstand aus einem echten Bedarf heraus. Wir mussten unseren Kunden Berichte erstellen, die Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter und Partner erfassen, Fotos von laufenden Aufträgen teilen, den Überblick über den Auftragsfortschritt behalten und vor allem unseren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, diese Informationen von überall, jederzeit und vor allem einfach in das System einzutragen. Also haben wir den Prozess automatisiert und vereinfacht.

„Scratch the itch“

Die Amerikaner haben eine Redewendung, die man frei übersetzen könnte mit „scratch the itch“ – „kratz dich, wenn es juckt.“ Gründer von Start-ups erklären damit oft, warum sie ihr Produkt oder ihre Dienstleistung anbieten. Sie haben einfach das geschaffen, was ihnen persönlich auf dem Markt gefehlt hat, und das ist auch unsere Geschichte.

Vor zwei Jahren gründeten wir die Firma Swemont, mit der wir begannen, Solaranlagen in Schweden zu installieren. Wir hatten mehrere Teams, die sich um kleinere und größere Aufträge in ganz Schweden kümmerten. Jeder Auftrag musste für den Kunden sorgfältig dokumentiert werden. Damals machten die Mitarbeiter fortlaufend Notizen über den Arbeitsfortschritt und die geleisteten Arbeitsstunden auf Papier und machten Fotos mit ihren Handys. Am Sonntag (dem einzigen freien Tag in der Woche) fand dann ein mehrstündiger Austausch der notierten und fotografierten Informationen statt. Das war nicht nur für die Mitarbeiter, sondern auch für uns sehr anstrengend und lästig.

Wie Sie sich sicher vorstellen können, vergaßen die Mitarbeiter im Laufe der Woche, Notizen zu machen – sie vergaßen, ihre Arbeitszeiten aufzuschreiben und Fotos zu machen. Oder sie haben ihre Notizen irgendwo bei der Arbeit verloren. Das System aus Zetteln, Excel-Tabellen und gemeinsamen Laufwerken hat einfach nicht funktioniert. Wir haben ausgerechnet, dass wir jährlich über hundert Stunden mit Arbeit verbringen, die keinen Mehrwert bringt.

Deshalb habe ich meinen ehemaligen Kollegen Luboš gebeten, eine einfache Anwendung für die Überwachung von Aufträgen, Anwesenheiten, Fotos usw. zu entwickeln. Wir haben die Anwendung eingesetzt und der Effekt stellte sich fast sofort ein. Nicht nur wir waren begeistert, sondern auch unsere Mitarbeiter. Die praktische Anwendbarkeit hat Luboš und mich so sehr angesprochen, dass wir beschlossen haben, die Entwicklung fortzusetzen, um dieses großartige Tool allen anzubieten, denen es die Arbeit erleichtern kann. So entstand Workiary.

In der Einfachheit liegt die Schönheit

Ich freue mich sehr, dass wir nun einen Service anbieten können, den wir selbst jeden Tag gerne nutzen. Workiary bietet den Vorteil einer perfekten Online-Orientierung in Aufträgen – Tätigkeitsbeschreibungen und Fotos an einem Ort, einschließlich der geleisteten Arbeitsstunden aller Mitarbeiter. Dabei sieht jeder nur die Informationen, die er sehen muss (es können verschiedene Rechte zugewiesen werden). Beispielsweise können Mitarbeiter auf ihrem Mobiltelefon ganz einfach die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden pro Auftrag oder das Datum „von bis“ überprüfen oder in wenigen Augenblicken Fotos zum aktuellen Auftrag hochladen. Die Anwendung ist übersichtlich und benutzerfreundlich, ermöglicht es jedoch, alle Daten an einem Ort zu speichern, nach verschiedenen Kriterien zu filtern oder für Kunden in Excel-Tabellen zu exportieren.

Dadurch wird der Arbeitsaufwand für alle noch weiter reduziert, der Komfort erhöht, die Transparenz verbessert und das gegenseitige Vertrauen gestärkt.